В последние годы оформление трудовых книжек стало возможным не только в бумажном, но и в электронном формате, а также полностью дистанционно. Разберём, как правильно организовать оформление трудовой книжки удалённо, какие есть особенности и актуальные рекомендации.
Электронная трудовая книжка: ключевые моменты
- Введение ЭТК: С 1 января 2020 года в России введён новый формат трудовых книжек — электронная трудовая книжка (ЭТК). Для всех граждан, впервые устраивающихся на работу с 2021 года, оформление сведений о трудовой деятельности ведётся исключительно в электронном виде, без бумажной книжки123.
- Выбор формата: Сотрудники, работавшие до 2021 года, могут выбрать: продолжить ведение бумажной книжки или перейти на электронную. Решение оформляется письменным заявлением сотрудника.
- Двойное ведение: Если сотрудник выбрал сохранение бумажной трудовой, работодатель обязан вести оба варианта — бумажную и электронную книжку одновременно2.
Порядок оформления трудовой книжки удалённо
Для работодателей
- Письменное уведомление: Сообщите работникам о переходе на электронные трудовые книжки и их праве выбора формата2.
- Получение заявления: Дистанционно примите от сотрудника заявление (например, с ЭЦП или по почте) о способе ведения трудовой книжки.
- Ведение записей:
- Выдача сведений: По запросу сотрудника оформляйте выписку из электронной трудовой книжки либо отправляйте оригинал бумажной книжки почтой — с уведомлением и описью вложения.
Для дистанционного работника
- Подайте работодателю заявление (в сканированном виде, с подписью или через Госуслуги).
- Для первичного трудоустройства предъявите работодателю СНИЛС и паспорт.
- Проверьте внесение данных о приёме/увольнении через личный кабинет на портале Госуслуг или Социального фонда124.
Особенности для дистанционных работников
- Запись о переводе на дистанционную работу по соглашению сторон может не вноситься в трудовую книжку. Это определяет работодатель с сотрудником отдельно56.
- При оформлении трудовых отношений впервые дистанционный работник может не заводить бумажную трудовую — будет достаточно электронного документа6.
- Основным документом о трудовой деятельности для дистанционки становится трудовой договор6.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Да, с 2021 года новые сотрудники оформляются только по ЭТК. Остальные — по выбору12.
Что делать, если сотрудник не хочет переходить на ЭТК?
Работодатель обязан вести двойной учёт — как в бумажной, так и в электронной форме, пока сотрудник не выберет один вариант2.
Сохраняется ли стаж при переходе на ЭТК?
Да, сведения из бумажной книжки сохраняются для стажа, а новые записи ведутся в ЭТК12.
Как получить выписку или копию трудовой книжки дистанционно?
Оформить выписку можно через работодателя, МФЦ, Социальный фонд или онлайн на Госуслугах134.
Потеряю ли я бумажную книжку при переходе на электронную?
Нет, бумажная трудовая выдается работнику на руки с пометкой, что ведение продолжено в электронном виде12.
Реальные кейсы
-
Кейс 1. Первый приём на работу после 2021 г.
Елена устроилась на удалённую работу в 2023 году. Бумажную трудовую книжку ей не оформляли — всё ведётся исключительно онлайн через СФР и Госуслуги. -
Кейс 2. Смена формата трудовой книжки
Андрей работал с 2018 года, а в 2022 году перешёл на ЭТК, отправив работодателю электронное заявление с ЭЦП. Теперь он получает все сведения о трудовой деятельности через портал госуслуг, а бумажную книжку хранит у себя. -
Кейс 3. Совмещение и двойное ведение
Игорь по совместительству работал в двух компаниях. В одной решил сохранить бумажную трудовую, во второй — оформить только электронную. В результате обе компании направляют сведения о его деятельности в СФР, а одна также делает записи в бумажную книжку.
Рекомендации
- Оформляйте заявления сотрудникам о выборе формата трудовой книжки, используя современные сервисы ЭЦП.
- Следите за обновлениями в законодательстве — единые стандарты для ведения ЭТК обновляются ежегодно.
- Для кадровых служб важно регулярно подавать отчетность по форме СЗВ-ТД.
- Работникам рекомендуется заранее ознакомиться с инструкциями по запросу выписки на портале госуслуг.
- Надёжно храните все расписки и подтверждения отправки документов при пересылке оригиналов почтой.
Оформление трудовых книжек удаленно — это удобно, законно и безопасно при соблюдении всех процедур и взаимодействии с современными цифровыми платформами12367.
